Logotyp Kopalni Soli 'Wieliczka'

Завантаження

Політика конфіденційності

1. Загальна інформація та сфера дії Політики

Цей документ містить інформацію про обробку ваших персональних даних компаніями Групи Соляної копальні «Вєлічка» у зв'язку з користуванням вебсервісами, що функціонують у межах домену kopalnia.pl, зокрема інформаційними сторінками, сторінками бронювання, контактними формами, інтернет-магазином, Гостьовими кімнатами «Młyn Solny», а також засобами комунікації, включаючи чатботи, що працюють на основі рішень зі штучним інтелектом (далі —  «Сервіси»).

Ця Політика також поширюється на обробку даних у зв'язку з встановленням або підтриманням контакту з компаніями Групи Соляної копальні «Вєлічка» через інші канали зв'язку, зокрема електронну пошту, телефонні дзвінки або традиційну поштову кореспонденцію.

Для цілей цієї Політики під Групою Соляної копальні «Вєлічка» розуміються такі компанії:

Компанія

Юридична адреса

Реєстраційні дані

Kopalnia Soli "Wieliczka" S.A.

Park Kingi 1, 32-020 Вєлічка,

KRS: 0000278401, NIP: 6830003427, REGON 000041683, статутний капітал: 21 000 000,00 злотих, статутний капітал повністю оплачений

Kopalnia Soli "Wieliczka" Turystyka Sp. z o.o.

Park Kingi 10, 32-020 Вєлічка,

KRS: 0000030908, NIP: 6831480313, REGON 351197769, статутний капітал: 810 000,00 злотих

Kopalnia Soli "Wieliczka" Wsparcie Sp. z o.o.

Park Kingi 10, 32-020 Вєлічка,

KRS: 0000095741, NIP: 6831705025, REGON 351428631, статутний капітал: 470 000,00 злотих

Надалі кожна з них може іменуватися«Компанія», а разом —«Компанії Групи KSW».

Кожна Компанія діє як окремий адміністратор персональних даних у межах процесів, які вона здійснює самостійно або щодо яких самостійно визначає цілі та способи обробки даних.

Залежно від того, з якою саме Компанією вас пов'язують відповідні правовідносини, наприклад, поданий запит, здійснене бронювання, покупка в інтернет-магазині, перебування в об'єкті, подання рекламації, взаємодія у форматі B2B, участь у листуванні або користування конкретною підсторінкою, адміністратором ваших персональних даних є відповідна Компанія Групи KSW.

2. Як визначити належного адміністратора?

Належного адміністратора персональних даних слід визначати насамперед за змістом відповідної підсторінки, форми, Правил, підтвердження бронювання, рахунку-фактури, листування або інформації, наданої щодо відповідної Послуги.

Процес / правовідносини

Належний адміністратор даних

Сторінки або форми, що стосуються конкретної пропозиції, послуги, об’єкта або заходу

Компанія, якої стосується відповідна пропозиція, послуга, об’єкт або захід.

Бронювання, запити щодо пропозицій, проживання в готелі, послуги готелю "Grand Sal" або Гостьових кімнат "Młyn Solny"

Як правило, Kopalnia Soli "Wieliczka" Turystyka Sp. z o.o., якщо з документів або форми не випливає інше.

Інтернет-магазин та обслуговування замовлень, у тому числі чатбот - помічник магазину

Компанія, зазначена як продавець або постачальник послуг у Правилах магазину, підтвердженні замовлення або документі продажу.  Якщо продавцем є Kopalnia Soli "Wieliczka" Turystyka Sp. z o.o., адміністратором є саме ця компанія.

Контактні форми та загальне листування

Компанія, якої стосується зміст запиту.  Якщо запит було надіслано не до тієї Компанії, він може бути переданий належній Компанії з Групи KSW для його опрацювання.

Розсилка, маркетингові заходи, аналітика та реклама

Компанія, яка здійснює відповідну комунікацію, кампанію, адмініструє сервіс або проводить маркетингові заходи щодо своєї пропозиції.  У межах технічного обслуговування домену дані також можуть оброблятися постачальниками послуг або іншими Компаніями як одержувачами даних.

Відеоспостереження

Компанія, яка управляє об’єктом або територією, що перебуває під відеоспостереженням.  Детальна інформація повинна міститися в окремому інформаційному повідомленні про відеоспостереження, доступному біля об’єкта або у місці, зазначеному в Сервісі.

Відносини з контрагентами, постачальниками, інституційними клієнтами та їхніми представниками

Компанія, яка є стороною відповідних правовідносин, веде переговори, укладає договір або здійснює співпрацю.

Якщо певна справа стосується більше ніж однієї Компанії, кожна з них може бути окремим адміністратором даних у межах власної мети обробки та власної відповідальності.

Для зручності з питань захисту персональних даних можна звернутися до контактного пункту Інспектора із захисту даних Компаній Групи KSW: iod.ksw@kopalnia.pl

3. Цілі та правові підстави обробки даних

Відповідно до ст. 13 та ст. 14 GDPR повідомляємо, що персональні дані можуть оброблятися для наведених нижче цілей та на таких правових підставах. Конкретна Компанія застосовує лише ті цілі та підстави, які відповідають процесам, що фактично нею здійснюються.

Мета обробки даних

Правова підстава для обробки даних

Забезпечення належної роботи Сервісів, інформаційно-телекомунікаційної безпеки та основних функціональних можливостей вебсайту.

ст. 6 п. 1 літ. f GDPR – законний інтерес адміністратора, що полягає у забезпеченні роботи Сервісів, їхньої безпеки та основних функціональних можливостей.

Прийняття запиту, надання відповіді, представлення пропозиції, здійснення бронювання або вчинення дій до укладення договору, у тому числі за допомогою інформаційного чатбота.

ст. 6 п. 1 літ. b GDPR – вчинення дій на вимогу суб’єкта даних до укладення договору або виконання договору; ст. 6 п. 1 літ. f GDPR – законний інтерес, що полягає в обробці запитів і підтриманні контакту з особами, які діють від імені клієнта, замовника або контрагента.

Створення та обслуговування облікового запису користувача, якщо така функціональність доступна в Сервісі.

ст. 6 п. 1 літ. b GDPR – надання послуги електронним способом та виконання договору; ст. 6 п. 1 літ. f GDPR – законний інтерес, що полягає у забезпеченні безпеки облікового запису та розгляді можливих претензій.

Прийняття та виконання замовлення в інтернет-магазині, у тому числі обробка платежів, доставлення, надання інформації про замовлення та післяпродажної комунікації.

ст. 6 п. 1 літ. b GDPR – укладення та виконання договору купівлі-продажу або договору про надання послуг; ст. 6 п. 1 літ. c GDPR – виконання обов’язків, передбачених податковим законодавством і законодавством про бухгалтерський облік; ст. 6 п. 1 літ. f GDPR – законний інтерес, що полягає у підтриманні контакту з одержувачем, забезпеченні безпеки транзакцій, а також встановленні, пред’явленні або захисті правових вимог.

Розгляд рекламацій, звернень щодо послуг, продукції, перебування або роботи Сервісів.

ст. 6 п. 1 літ. b GDPR – виконання запиту, пов’язаного з договором; ст. 6 п. 1 літ. c GDPR – виконання обов’язків, передбачених законодавством, зокрема щодо рекламацій або гарантійної відповідальності; ст. 6 п. 1 літ. f GDPR – законний інтерес, що полягає у підтриманні контакту з особами, які діють від імені заявника, та розгляді претензій.

Виконання обов’язків щодо оформлення та зберігання бухгалтерських документів, рахунків і рахунків-фактур.

ст. 6 п. 1 літ. c GDPR – виконання юридичного обов’язку, покладеного на адміністратора, зокрема відповідно до вимог податкового законодавства та Закону про бухгалтерський облік.

Проведення рекламно-маркетингових заходів, у тому числі надсилання інформаційної розсилки або маркетингових повідомлень, якщо користувач надав необхідну згоду на відповідний канал зв’язку.

ст. 6 п. 1 літ. f GDPR – законний інтерес (прямий маркетинг запропонованих товарів і послуг) у поєднанні зі згодою, наданою відповідно до ст. 398 Закону про електронні комунікації.

Проведення аналітичних і статистичних заходів щодо активності користувачів у Сервісах, якщо використовуються файли cookies або подібні технології, крім необхідних.

ст. 6 п. 1 літ. f GDPR – законний інтерес (проведення аналітичних і статистичних заходів щодо Сервісу з метою його розвитку та вдосконалення послуг). 

Проведення рекламних заходів, вимірювання ефективності рекламних кампаній, персоналізація реклами та використання розширених конверсій, зокрема за допомогою інструментів Google, Meta, Benhauer/Salesmanago, Hotjar або подібних інструментів.

Для цього може знадобитися отримання додаткової згоди відповідно до окремих вимог законодавства. 

ст. 6 п. 1 літ. f GDPR – законний інтерес (власний маркетинг і оптимізація маркетингової діяльності).

Обробка запитів, підтримка користувачів та надання інформації про послуги, продукти й пропозицію за допомогою інформаційного чатбота.

ст. 6 п. 1 літ. b GDPR – вчинення дій до укладення договору, наприклад, у разі запиту щодо пропозиції, бронювання, послуги або продукту; ст. 6 п. 1 літ. f GDPR – законний інтерес, що полягає в обслуговуванні користувачів, наданні відповідей та вдосконаленні комунікації.

Робота чатбота - помічника магазину, у тому числі перевірка користувача за номером замовлення та адресою електронної пошти, зазначеною під час покупки, а також надання інформації про статус замовлення, відправлення або доставлення.

ст. 6 п. 1 літ. b GDPR – виконання договору купівлі-продажу або надання послуги, пов’язаної з обслуговуванням замовлення; ст. 6 п. 1 літ. f GDPR – законний інтерес, що полягає в безпечній перевірці особи, яка запитує інформацію про замовлення, запобіганні несанкціонованому розкриттю даних, обслуговуванні клієнтів та захисті від претензій.

Аналіз якості роботи чатбота, покращення відповідей, забезпечення безпеки інструменту та вдосконалення обслуговування, якщо такий аналіз проводиться.

ст. 6 п. 1 літ. f GDPR – законний інтерес, що полягає у вдосконаленні якості обслуговування, покращенні роботи інструменту та забезпеченні його безпеки.

Виконання обов’язків щодо стандартів захисту неповнолітніх, у тому числі прийняття, документування та розгляду повідомлень або випадків, що стосуються безпеки неповнолітніх, – у межах, визначених законодавством і прийнятими стандартами захисту неповнолітніх.

ст. 6 п. 1 літ. c GDPR – виконання юридичного обов’язку, покладеного на адміністратора, відповідно до Закону про протидію загрозам злочинності сексуального характеру та захист неповнолітніх.

Встановлення, пред’явлення або захист правових вимог, у тому числі здійснення заходів зі стягнення заборгованості.

ст. 6 п. 1 літ. f GDPR — законний інтерес, що полягає у встановленні та пред'явленні претензій, захисті від претензій, а також здійсненні заходів зі стягнення заборгованості.

Контакт з представниками клієнтів, замовників, постачальників або контрагентів.

ст. 6 п. 1 літ. f GDPR – законний інтерес, що полягає у підтриманні ділових відносин, забезпеченні співпраці та комунікації з особами, які діють від імені інших суб’єктів.

У Сервісах можуть функціонувати дві основні сфери використання чатботів:

  • інформаційний чатбот – надає можливість отримати інформацію про послуги, продукти, пропозицію, бронювання або правила користування Сервісами;
  • чатбот – помічник магазину – доступний у розділі інтернет-магазину та дозволяє отримати інформацію про статус замовлення або його відправлення після введення номера замовлення та адреси електронної пошти, використаної під час покупки.

Механізм ведення розмови з чатботом може ґрунтуватися на рішеннях штучного інтелекту, які аналізують зміст запиту та автоматично генерують відповіді.

Відповіді інформаційного чатбота мають допоміжний та інформаційний характер. Зокрема, вони можуть стосуватися послуг, продуктів, пропозицій, бронювання, правил користування Сервісом або іншої інформації, що надається Адміністратором.

Чатбот – помічник магазину після успішної перевірки номера замовлення та адреси електронної пошти, використаної під час покупки, може додатково надавати інформацію щодо замовлення, зокрема про його статус, відправлення або доставлення.

У разі використання чатбота – помічника магазину користувача можуть попросити вказати номер замовлення та адресу електронної пошти, використану під час покупки. Після успішної перевірки цих даних чатбот може отримати доступ виключно до даних, необхідних для обробки запиту щодо замовлення, зокрема: ідентифікатора замовлення, адреси електронної пошти клієнта, імені, прізвища та адреси одержувача, номера телефону одержувача, платіжної адреси, статусу замовлення, дати замовлення, суми замовлення, коду знижки, суми після застосування знижки, переліку товарів, номера відправлення, кур’єрської компанії, посилання для відстеження відправлення та обраного способу доставлення.

Користувач не повинен вводити в чатботі дані спеціальних категорій у розумінні ст. 9 GDPR, дані щодо судимостей або порушень законодавства, а також іншу інформацію, яка не є необхідною для обробки запиту.

Якщо для роботи чатбота потрібні файли cookie, відмінні від необхідних, такі файли cookie повинні бути зазначені в панелі керування згодами та активуватися лише після отримання відповідної згоди. Користування чатботом не повинно залежати від прийняття Політики захисту конфіденційності. Користувач повинен отримати інформацію про обробку персональних даних, тоді як згода вимагається лише у випадках, передбачених законодавством, наприклад, щодо аналітичних, функціональних або маркетингових файлів cookie, розширених конверсій чи маркетингових повідомлень.

Дані, передані під час спілкування з чатботом, не повинні використовуватися для навчання зовнішніх моделей штучного інтелекту у спосіб, що дозволяє ідентифікувати користувача, якщо тільки користувач не був окремо поінформований про це та не існує належної правової підстави для такої обробки.

4. Файли cookie, подібні технології та розширені конверсії

Під час користування Сервісами відповідна Компанія Групи KSW або постачальники, які діють від її імені, можуть збирати таку інформацію, як ідентифікатори файлів cookie, ідентифікатори пристроїв, IP-адреса, дані геолокації, інформація про активність у Сервісах та інша інформація, що збирається за допомогою файлів cookie або подібних технологій.  У деяких випадках така інформація може становити персональні дані.

Файли cookie — це комп'ютерні дані, зокрема текстові файли, які зберігаються на кінцевому пристрої користувача та призначені для використання вебсайтами.  Файли cookie зазвичай містять назву вебсайту, з якого вони походять, строк їх зберігання на кінцевому пристрої та унікальний номер.

У Сервісах можуть використовуватися такі категорії файлів cookie або подібних технологій:

  • необхідні файли cookie — забезпечують належне функціонування Сервісів та їх основних функцій;
  • функціональні файли cookie — використовуються для запам'ятовування налаштувань або використання окремих функцій Сервісів, якщо такі застосовуються;
  • аналітичні та статистичні файли cookie — використовуються для вимірювання та аналізу способу використання Сервісів;
  • маркетингові файли cookie — використовуються для проведення рекламної діяльності, ремаркетингу, вимірювання ефективності рекламних кампаній і застосування розширених конверсій.

Файли cookie, крім необхідних, використовуються лише після отримання згоди користувача, якщо така згода вимагається законодавством. Користувач може керувати своїми згодами через банер або панель керування згодами, зокрема Cookiebot, у тому числі надати згоду на всі категорії файлів cookie, вибрати лише окремі категорії або відмовитися від надання згоди. Надані згоди також можна відкликати або змінити в панелі керування згодами.

Детальна інформація про файли cookie, зокрема про їх назви, постачальників, цілі використання та строки зберігання, має бути доступною після відкриття панелі керування згодами, зокрема після натискання значка Cookiebot або вкладки з детальною інформацією в банері файлів cookie. Користувач також може будь-коли змінити налаштування файлів cookie у налаштуваннях свого веббраузера. Обмеження використання файлів cookie може вплинути на роботу окремих функцій Сервісів.

У Сервісах можуть використовуватися розширені конверсії Google. Якщо користувач надає в Сервісах такі дані, як адреса електронної пошти або номер телефону, ці дані можуть бути перетворені за допомогою функції хешування на технічний ідентифікатор і передані Google з метою вимірювання ефективності рекламних кампаній та співвіднесення конверсії з попередньою взаємодією з рекламою. Якщо користувач користується сервісами Google, Google може пов'язати активність у Сервісах з обліковим записом або профілем користувача відповідно до власної політики конфіденційності. Розширені конверсії повинні активуватися лише після того, як користувач надасть необхідну згоду в панелі керування згодами, зокрема згоду на використання маркетингових файлів cookie або подібних технологій.

5. Одержувач персональних даних

Одержувачами персональних даних можуть бути уповноважені працівники та співробітники відповідної Компанії Групи KSW, а також суб'єкти, які надають послуги на користь цієї Компанії, зокрема:

  • суб'єкти, що забезпечують ІТ-обслуговування, хостинг, підтримку, безпеку та розвиток Сервісів;
  • суб'єкти, які забезпечують обслуговування процесів бронювання, продажу, оплати, виставлення рахунків, бухгалтерського обліку та розрахунків;
  • банки, оператори платіжних послуг, поштові оператори, кур'єрські служби, оператори поштоматів, а також суб'єкти, що надають послуги доставлення або перевезення;
  • маркетингові агентства, суб'єкти, що реалізують рекламні кампанії, постачальники аналітичних, маркетингових, ремаркетингових і статистичних інструментів, зокрема Google, Meta, Hotjar, Benhauer/Salesmanago або інші аналогічні постачальники;
  • постачальники комунікаційних інструментів, чатботів і рішень на основі штучного інтелекту (AI), зокрема ChatLab Sp. z o.o., у межах, необхідних для забезпечення роботи відповідної функціональності;
  • інші Компанії Групи KSW — виключно якщо відповідне питання стосується такої Компанії, передача даних є необхідною для обслуговування користувача, надання послуги, забезпечення функціонування Сервісів або випливає з організаційної структури Групи KSW;
  • суб'єкти, уповноважені на отримання даних відповідно до вимог законодавства.

Детальна інформація про файли cookie та суб'єктів, які можуть отримувати дані у зв'язку з використанням файлів cookie або подібних технологій, доступна в панелі керування згодами, зокрема в Cookiebot.

6. Джерело походження даних представників клієнтів, постачальників і контрагентів

Якщо користувач є представником клієнта, замовника, постачальника або контрагента, відповідна Компанія Групи KSW може обробляти його контактні дані, такі як ім'я, прізвище, адреса електронної пошти, номер телефону, посада або дані, що ідентифікують суб'єкта, якого він представляє, у зв'язку зі здійснюваною співпрацею або з метою її встановлення. Якщо такі дані не були отримані безпосередньо від цієї особи, вони могли бути надані клієнтом, замовником, постачальником або контрагентом, якого ця особа представляє.

7. Термін зберігання даних

Персональні дані зберігатимуться протягом строку, необхідного для досягнення мети їх обробки, зокрема:

  • протягом строку виконання договору, замовлення, бронювання, надання послуги або користування відповідною функціональністю Сервісів;
  • протягом періоду ведення листування або підтримання контакту, а після цього — протягом строку, необхідного для підтвердження факту та перебігу комунікації або для захисту від претензій;
  • протягом строку, встановленого законодавством, зокрема податковим законодавством і законодавством про бухгалтерський облік, якщо дані містяться в бухгалтерських документах;
  • до моменту подання обґрунтованого заперечення проти обробки даних — якщо підставою для обробки є законний інтерес;
  • до моменту відкликання згоди — якщо обробка здійснюється на підставі згоди, без впливу на законність обробки, здійсненої до її відкликання;
  • протягом строку, визначеного налаштуваннями файлів cookie або панелі керування згодами, але не довше, ніж це необхідно для відповідної мети, — у разі обробки даних за допомогою файлів cookie, крім необхідних;
  • у разі обробки змісту розмов, що ведуться через інформаційний чатбот, — не довше ніж 180 днів з моменту завершення розмови, якщо довший строк зберігання не є необхідним для розгляду звернення, рекламації, виконання правових обов'язків або встановлення, пред'явлення чи захисту від претензій;
  • у разі обробки даних, пов'язаних з використанням чатбота — помічника магазину, — не довше ніж 180 днів з моменту завершення розмови, якщо довший строк зберігання не є необхідним для виконання замовлення, розгляду звернення, рекламації, виконання правових обов'язків або встановлення, пред'явлення чи захисту від претензій;
  • у разі обробки даних з метою аналізу якості роботи чатботів — протягом строку, необхідного для проведення такого аналізу, при цьому статистичні зведення, звіти та аналітичні матеріали, що не містять персональних даних, можуть зберігатися довше, зокрема для порівняння ефективності та способів використання чатботів у різні періоди;
  • протягом строку, що випливає з вимог законодавства, затверджених стандартів і правил архівування, — у разі документації, пов'язаної зі стандартами захисту неповнолітніх.

Після закінчення відповідного строку зберігання персональні дані будуть видалені, знеособлені (анонімізовані) або передані до архіву, якщо їх подальше зберігання вимагається законодавством або є необхідним для встановлення, пред'явлення чи захисту від претензій.

8. Права осіб, персональні дані яких обробляються

У зв'язку з обробкою персональних даних особам, яких стосуються ці дані, відповідно до вимог GDPR надаються такі права:

  • право на доступ до персональних даних;
  • право на виправлення персональних даних;
  • право на видалення персональних даних;
  • право на обмеження обробки персональних даних;
  • право на перенесення персональних даних;
  • право заперечити проти обробки персональних даних — якщо їх обробка здійснюється на підставі законного інтересу;
  • право відкликати згоду — якщо обробка здійснюється на підставі згоди;
  • право подати скаргу Голові Управління із захисту персональних даних.

Реалізувати зазначені права можна, звернувшись до відповідної Компанії Групи KSW або надіславши повідомлення Інспектору із захисту даних. У разі надання згод щодо файлів cookie налаштування також можна змінити в панелі керування згодами, зокрема в Cookiebot.

9. Добровільність надання даних

Надання персональних даних є добровільним, однак може бути необхідним для використання окремих функціональних можливостей Сервісів, оформлення замовлення, здійснення бронювання, укладення та виконання договору, обробки запиту, розгляду рекламації або перевірки статусу замовлення за допомогою чатбота — помічника магазину. Надання персональних даних є обов'язковим, якщо такий обов'язок передбачений законодавством, зокрема податковим законодавством і законодавством про бухгалтерський облік.

10. Автоматизоване прийняття рішень

Під час користування Сервісами щодо користувача не приймаються рішення, які ґрунтуються виключно на автоматизованій обробці персональних даних і спричиняють для нього правові наслідки або іншим чином істотно на нього впливають. Чатбот може автоматично аналізувати зміст запиту та формувати відповідь, однак має виключно допоміжний та інформаційний характер.

11. Передача даних за межі Європейської економічної зони

У зв'язку з використанням аналітичних, маркетингових, комунікаційних, хмарних інструментів або рішень на основі штучного інтелекту персональні дані можуть передаватися за межі Європейської економічної зони, зокрема до Сполучених Штатів Америки.

У такому випадку передача персональних даних здійснюється відповідно до вимог GDPR, зокрема на підставі рішення про належний рівень захисту, якщо одержувач охоплений відповідним механізмом, або на підставі стандартних договірних положень, затверджених Європейською Комісією, а також із застосуванням додаткових заходів захисту, якщо це вимагається.

12. Відеоспостереження

Відеоспостереження може здійснюватися в окремих місцях на території об'єктів, що належать Компаніям Групи KSW або перебувають під їх управлінням, зокрема в окремих будівлях, на входах, шляхах сполучення, зовнішніх територіях, елементах інфраструктури та в інших місцях, визначених в окремих інформаційних повідомленнях. Як правило, здійснюється запис лише відеозображення без звуку, якщо інше прямо не зазначено в інформації, розміщеній у відповідному місці.

Адміністратором даних, отриманих за допомогою системи відеоспостереження, є Компанія, яка управляє відповідним об'єктом або територією, де здійснюється відеоспостереження. Детальна інформація щодо відеоспостереження, зокрема про його мету, правову підставу, територію, охоплену відеоспостереженням, строк зберігання записів та права осіб, персональні дані яких обробляються, повинна надаватися в окремому інформаційному повідомленні щодо відеоспостереження.

13. Зміни до Політики

Компанії Групи KSW можуть оновлювати цю Політику, зокрема у разі змін законодавства, структури Сервісів, обсягу послуг, використовуваних інструментів або правил обробки персональних даних. Актуальна редакція Політики публікується в Сервісах.