1. Informacje ogólne i zakres Polityki

Niniejszy dokument zawiera informacje o przetwarzaniu Państwa danych osobowych przez spółki z Grupy Kopalni Soli „Wieliczka” w związku z korzystaniem z serwisów internetowych funkcjonujących w ramach domeny kopalnia.pl, w szczególności stron informacyjnych, stron rezerwacyjnych, formularzy kontaktowych, sklepu internetowego, Pokoi Gościnnych „Młyn Solny” oraz narzędzi komunikacyjnych, w tym chatbotów opartych na rozwiązaniach sztucznej inteligencji (dalej: „Serwisy”).

Polityka dotyczy także przetwarzania danych w związku z nawiązywaniem lub utrzymywaniem kontaktu ze spółkami z Grupy Kopalni Soli „Wieliczka” za pośrednictwem innych kanałów komunikacji, w tym poczty e-mail, połączeń telefonicznych lub tradycyjnej korespondencji pocztowej.

Na potrzeby niniejszej Polityki przez Grupę Kopalni Soli „Wieliczka” rozumie się następujące spółki:

Spółka	Siedziba	Dane rejestrowe
Kopalnia Soli „Wieliczka” S.A.	Park Kingi 1, 32-020 Wieliczka	KRS: 0000278401, NIP: 6830003427, REGON: 000041683, kapitał zakładowy: 21 000 000,00 zł, kapitał zakładowy pokryty w całości
Kopalnia Soli „Wieliczka” Turystyka Sp. z o.o.	Park Kingi 10, 32-020 Wieliczka	KRS: 0000030908, NIP: 6831480313, REGON: 351197769, kapitał zakładowy: 810 000,00 zł
Kopalnia Soli „Wieliczka” Wsparcie Sp. z o.o.	Park Kingi 10, 32-020 Wieliczka	KRS: 0000095741, NIP: 6831705025, REGON: 351428631, kapitał zakładowy: 470 000,00 zł

 Dalej każda z nich może być określana jako „Spółka”, a łącznie jako „Spółki z Grupy KSW”.

Każda Spółka działa jako odrębny administrator danych osobowych w zakresie procesów, które sama prowadzi lub w których samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania danych.

W zależności od tego, z którą Spółką łączy Państwa określona relacja, np. złożone zapytanie, dokonana rezerwacja, zakup w sklepie internetowym, pobyt w obiekcie, zgłoszenie reklamacyjne, kontakt B2B, udział w korespondencji albo korzystanie z konkretnej podstrony, administratorem Państwa danych osobowych jest odpowiednia Spółka z Grupy KSW.

2. Jak ustalić właściwego administratora?

Właściwego administratora danych osobowych należy ustalać przede wszystkim według treści danej podstrony, formularza, regulaminu, potwierdzenia rezerwacji, faktury, korespondencji albo informacji przekazanej przy danej usłudze.

Proces / relacja	Właściwy administrator danych
Strony lub formularze dotyczące konkretnej oferty, usługi, obiektu albo wydarzenia	Spółka, której oferta, usługa, obiekt albo wydarzenie dotyczy.
Rezerwacje, zapytania ofertowe, pobyty hotelowe, usługi Hotelu Grand Sal lub Pokoi Gościnnych „Młyn Solny”	Co do zasady Kopalnia Soli „Wieliczka” Turystyka Sp. z o.o., jeżeli z dokumentów lub formularza nie wynika inaczej.
Sklep internetowy i obsługa zamówień, w tym chatbot asystent sklepu	Spółka wskazana jako sprzedawca lub usługodawca w regulaminie sklepu, potwierdzeniu zamówienia albo dokumencie sprzedaży. Jeżeli sprzedawcą jest Kopalnia Soli „Wieliczka” Turystyka Sp. z o.o., administratorem jest ta spółka.
Formularze kontaktowe i korespondencja ogólna	Spółka, której dotyczy treść zapytania. Jeżeli zapytanie zostało skierowane do niewłaściwej Spółki, może zostać przekazane do właściwej Spółki z Grupy KSW w celu obsługi sprawy.
Newsletter, działania marketingowe, analityka i reklama	Spółka prowadząca daną komunikację, kampanię, serwis albo działanie marketingowe dotyczące jej oferty. W zakresie technicznej obsługi domeny dane mogą być przetwarzane również przez dostawców usług lub inne Spółki jako odbiorców danych.
Monitoring wizyjny	Spółka zarządzająca monitorowanym obiektem albo obszarem. Szczegółowe informacje powinny wynikać z odrębnej klauzuli monitoringu dostępnej przy obiekcie lub w miejscu wskazanym w Serwisie.
Relacje z kontrahentami, dostawcami, klientami instytucjonalnymi i ich przedstawicielami	Spółka, która jest stroną danej relacji, prowadzi rozmowy, zawiera umowę albo realizuje współpracę.

Jeżeli dana sprawa dotyczy więcej niż jednej Spółki, każda z nich może być odrębnym administratorem danych w zakresie własnego celu i własnej odpowiedzialności.

Dla ułatwienia kontaktu w sprawach ochrony danych osobowych można skorzystać z punktu kontaktowego Inspektora Ochrony Danych Spółek z Grupy KSW: iod.ksw@kopalnia.pl

 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Zgodnie z art. 13 oraz art. 14 RODO informujemy, że dane osobowe mogą być przetwarzane w poniższych celach i w oparciu o poniższe podstawy prawne. Konkretna Spółka stosuje wyłącznie te cele i podstawy, które odpowiadają faktycznie realizowanemu przez nią procesowi.

Cel przetwarzania danych	Podstawa prawna przetwarzania danych
Zapewnienie prawidłowego działania Serwisów, bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz podstawowych funkcjonalności strony.	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu działania Serwisów, ich bezpieczeństwa i podstawowych funkcjonalności.
Przyjęcie zapytania, udzielenie odpowiedzi, przedstawienie oferty, dokonanie rezerwacji lub podjęcie działań przed zawarciem umowy, w tym przy użyciu chatbota informacyjnego.	art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy lub realizacja umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań i kontakcie z osobami działającymi w imieniu klienta, zamawiającego lub kontrahenta.
Założenie i obsługa konta użytkownika, jeżeli taka funkcjonalność jest dostępna w Serwisie.	art. 6 ust. 1 lit. b RODO – świadczenie usługi drogą elektroniczną i realizacja umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa konta i obsłudze ewentualnych roszczeń.
Przyjęcie i realizacja zamówienia w sklepie internetowym, w tym obsługa płatności, dostawy, informacji o zamówieniu oraz komunikacji posprzedażowej.	art. 6 ust. 1 lit. b RODO – zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży lub usługi; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i rachunkowych; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze kontaktu z odbiorcą, zapewnieniu bezpieczeństwa transakcji oraz ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami.
Obsługa reklamacji, zgłoszeń dotyczących usług, produktów, pobytu lub działania Serwisów.	art. 6 ust. 1 lit. b RODO – obsługa żądania związanego z umową; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki wynikające z przepisów prawa, w tym dotyczących reklamacji lub rękojmi; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na kontakcie z osobami działającymi w imieniu zgłaszającego i obsłudze roszczeń.
Wykonanie obowiązków dotyczących wystawiania i przechowywania dokumentów księgowych, rachunków i faktur.	art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na administratorze, w szczególności wynikający z przepisów prawa podatkowego i ustawy o rachunkowości.
Prowadzenie działań promocyjno-marketingowych, w tym wysyłka newslettera lub komunikacji marketingowej, jeżeli użytkownik wyraził wymaganą zgodę na dany kanał komunikacji.	art. 6 ust. 1 lit. f) Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (prawnie uzasadniony interes – marketing bezpośredni oferowanych produktów I usług) w związku ze zgodą wyrażoną zgodnie z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej).
Prowadzenie działań analitycznych i statystycznych dotyczących aktywności użytkowników w Serwisach, jeżeli wykorzystywane są pliki cookies lub podobne technologie inne niż niezbędne.	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes – prowadzenie działań analitycznych i statystycznych dotyczących Strony w celu rozwoju i udoskonalania usług).
Prowadzenie działań reklamowych, pomiar skuteczności kampanii, personalizacja reklam oraz korzystanie z konwersji rozszerzonych, w tym z użyciem narzędzi Google, Meta, Benhauer/Salesmanago, Hotjar lub podobnych narzędzi. W tym celu może wymagać uzyskania dodatkowej Pani/Pana zgody na podstawie odrębnych przepisów prawa.	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes – marketing własny i optymalizacja działań marketingowych)
Obsługa zapytań, wsparcie użytkowników i prezentowanie informacji o usługach, produktach i ofercie przy użyciu chatbota informacyjnego.	art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy, np. w przypadku zapytania o ofertę, rezerwację, usługę lub produkt; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze użytkowników, udzielaniu odpowiedzi i usprawnianiu komunikacji.
Obsługa chatbota asystenta sklepu, w tym weryfikacja użytkownika przez numer zamówienia i adres e-mail podany przy zakupie oraz udzielenie informacji o statusie zamówienia, wysyłce lub dostawie.	art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy sprzedaży lub świadczenie usługi związanej z obsługą zamówienia; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na bezpiecznej weryfikacji osoby pytającej o zamówienie, zapobieganiu nieuprawnionemu ujawnieniu danych, obsłudze klienta i obronie przed roszczeniami.
Analiza jakości działania chatbota, poprawa odpowiedzi, bezpieczeństwo narzędzia i doskonalenie obsługi, jeżeli taka analiza jest prowadzona.	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na doskonaleniu jakości obsługi, poprawie działania narzędzia i zapewnieniu bezpieczeństwa.
Realizacja obowiązków dotyczących standardów ochrony małoletnich, w tym przyjmowanie, dokumentowanie i wyjaśnianie zgłoszeń lub zdarzeń dotyczących bezpieczeństwa małoletnich – w zakresie wynikającym z przepisów prawa i przyjętych standardów ochrony małoletnich.	art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na administratorze w związku z ustawą o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, w tym podejmowanie działań windykacyjnych.	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na ustaleniu, dochodzeniu roszczeń, obronie przed roszczeniami oraz podejmowaniu działań windykacyjnych.
Kontakt z przedstawicielami klientów, zamawiających, dostawców lub kontrahentów.	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na utrzymywaniu relacji biznesowych, obsłudze współpracy i komunikacji z osobami działającymi w imieniu innych podmiotów.

W Serwisach mogą funkcjonować dwa podstawowe obszary wykorzystania chatbotów:

• chatbot informacyjny – umożliwiający uzyskanie informacji o usługach, produktach, ofercie, rezerwacjach lub zasadach korzystania z Serwisów;
• chatbot asystent sklepu – dostępny w obszarze sklepu internetowego, umożliwiający uzyskanie informacji o statusie zamówienia lub wysyłki po podaniu numeru zamówienia oraz adresu e-mail użytego przy zakupie.

Mechanizm prowadzenia konwersacji z chatbotem może być oparty na rozwiązaniach sztucznej inteligencji, które analizują treść zapytania i generują odpowiedzi w sposób zautomatyzowany.

Odpowiedzi chatbota informacyjnego mają charakter pomocniczy i informacyjny, w szczególności mogą dotyczyć usług, produktów, oferty, rezerwacji, zasad korzystania z Serwisu lub innych informacji udostępnianych przez Administratora.

Chatbot asystent sklepu może dodatkowo, po pozytywnej weryfikacji numeru zamówienia oraz adresu e-mail użytego przy zakupie, udzielać informacji dotyczących zamówienia, w szczególności jego statusu, wysyłki lub dostawy.

W przypadku chatbota asystenta sklepu użytkownik może zostać poproszony o podanie numeru zamówienia oraz adresu e-mail użytego przy zakupie. Po pozytywnej weryfikacji tych danych chatbot może uzyskać dostęp wyłącznie do danych niezbędnych do obsługi zapytania o zamówienie, takich jak: identyfikator zamówienia, adres e-mail klienta, imię, nazwisko i adres odbiorcy, telefon odbiorcy, adres fakturowy, status zamówienia, data zamówienia, kwota zamówienia, kod rabatowy, kwota po rabacie, lista produktów, numer przesyłki, firma kurierska, link do śledzenia przesyłki oraz wybrany sposób dostawy.

Użytkownik nie powinien wpisywać w chatbocie danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO, danych dotyczących wyroków skazujących lub naruszeń prawa ani innych informacji, które nie są niezbędne do obsługi zapytania.

Jeżeli chatbot wymaga cookies innych niż niezbędne, takie cookies powinny być ujawnione w panelu zarządzania zgodami i uruchamiane dopiero po uzyskaniu właściwej zgody. Korzystanie z chatbota nie powinno być oparte na akceptacji Polityki ochrony prywatności. Użytkownik powinien otrzymać informację o przetwarzaniu danych osobowych, natomiast zgoda jest wymagana wyłącznie w tych obszarach, w których wynika to z przepisów prawa, np. przy cookies analitycznych, funkcjonalnych lub marketingowych, konwersjach rozszerzonych albo komunikacji marketingowej.

Dane przekazane w rozmowie z chatbotem nie powinny być wykorzystywane do trenowania zewnętrznych modeli AI w sposób pozwalający na identyfikację użytkownika, chyba że użytkownik otrzyma odrębną informację i istnieje właściwa podstawa prawna takiego przetwarzania.

4. Pliki cookies, podobne technologie i konwersje rozszerzone

Podczas korzystania z Serwisów odpowiednia Spółka z Grupy KSW lub dostawcy działający na jej rzecz mogą zbierać informacje takie jak identyfikatory plików cookies, identyfikatory urządzeń, adres IP, dane geolokalizacyjne, informacje o aktywności w Serwisach oraz inne informacje gromadzone za pośrednictwem cookies lub podobnych technologii. W niektórych sytuacjach informacje te mogą stanowić dane osobowe.

Pliki cookies są danymi informatycznymi, w szczególności plikami tekstowymi, które są przechowywane na urządzeniu końcowym użytkownika i przeznaczone do korzystania ze stron internetowych. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.

W ramach Serwisów mogą być wykorzystywane następujące kategorie cookies lub podobnych technologii:

• cookies niezbędne – służące do prawidłowego działania Serwisów i ich podstawowych funkcjonalności;
• cookies funkcjonalne – służące do zapamiętywania ustawień lub korzystania z wybranych funkcji Serwisów, jeżeli są stosowane;
• cookies analityczne i statystyczne – służące do pomiaru i analizy sposobu korzystania z Serwisów;
• cookies marketingowe – służące do prowadzenia działań reklamowych, remarketingowych, pomiaru skuteczności kampanii i korzystania z konwersji rozszerzonych.

Cookies inne niż niezbędne są wykorzystywane po uzyskaniu zgody użytkownika, jeżeli zgoda jest wymagana przez przepisy prawa. Użytkownik może zarządzać zgodami za pośrednictwem banera lub panelu zarządzania zgodami, w szczególności Cookiebota, w tym wyrazić zgodę na wszystkie kategorie cookies, wybrać tylko niektóre kategorie albo odmówić zgody. Zgody można również wycofać lub zmienić w panelu zarządzania zgodami.

Szczegółowe informacje o cookies, w tym o ich nazwach, dostawcach, celach i okresach przechowywania, powinny być dostępne po rozwinięciu panelu zarządzania zgodami, w szczególności po kliknięciu ikony Cookiebota lub zakładki szczegółów w banerze cookies. Użytkownik może także w każdym czasie zmienić ustawienia cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej. Ograniczenie cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne w Serwisach.

W Serwisach mogą być stosowane konwersje rozszerzone Google. Jeżeli użytkownik poda w Serwisie dane takie jak adres e-mail lub numer telefonu, dane te mogą zostać przekształcone przy użyciu funkcji haszującej w identyfikator techniczny i przekazane do Google w celu pomiaru skuteczności działań reklamowych oraz przypisania konwersji do wcześniejszej interakcji z reklamą. Jeżeli użytkownik korzysta z usług Google, Google może powiązać aktywność w Serwisach z kontem lub profilem użytkownika zgodnie z własnymi zasadami prywatności. Konwersje rozszerzone powinny być uruchamiane tylko wtedy, gdy użytkownik wyraził wymaganą zgodę w panelu zarządzania zgodami, w szczególności zgodę na cookies marketingowe lub podobne technologie.

5. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami danych osobowych mogą być upoważnieni pracownicy i współpracownicy właściwej Spółki z Grupy KSW oraz podmioty świadczące usługi na rzecz tej Spółki, w szczególności:

• podmioty zapewniające obsługę informatyczną, hosting, utrzymanie, bezpieczeństwo i rozwój Serwisów;
• podmioty zajmujące się obsługą procesu rezerwacji, sprzedaży, płatności, fakturowania, księgowości i rozliczeń;
• banki, operatorzy płatności, operatorzy pocztowi, firmy kurierskie, operatorzy paczkomatów oraz podmioty świadczące usługi dostawy lub transferu;
• agencje marketingowe, podmioty realizujące kampanie reklamowe, dostawcy narzędzi analitycznych, marketingowych, remarketingowych i statystycznych, w tym Google, Meta, Hotjar, Benhauer/Salesmanago lub podobni dostawcy;
• dostawcy narzędzi komunikacyjnych, chatbotów i rozwiązań opartych na AI, w tym ChatLab Sp. z o.o., w zakresie niezbędnym do obsługi danej funkcjonalności;
• inne Spółki z Grupy KSW – wyłącznie, jeżeli dana sprawa dotyczy tej Spółki, przekazanie jest potrzebne do obsługi użytkownika, realizacji usługi, zapewnienia działania Serwisów albo wynika z organizacji Grupy KSW;
• podmioty upoważnione do odbioru danych na podstawie przepisów prawa.

Szczegółowe informacje o plikach cookies i podmiotach, które mogą otrzymywać dane w związku z korzystaniem z cookies lub podobnych technologii, są dostępne w panelu zarządzania zgodami, w szczególności w Cookiebocie.

6. Źródło pochodzenia danych przedstawicieli klientów, dostawców i kontrahentów

Jeżeli użytkownik jest przedstawicielem klienta, zamawiającego, dostawcy lub kontrahenta, właściwa Spółka z Grupy KSW może przetwarzać jego dane kontaktowe, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko służbowe lub dane identyfikujące reprezentowany podmiot, w związku z realizowaną współpracą lub w celu jej nawiązania. Jeżeli dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od tej osoby, mogły zostać przekazane przez klienta, zamawiającego, dostawcę lub kontrahenta, którego dana osoba reprezentuje.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres właściwy dla celu ich przetwarzania, w szczególności:

• przez okres realizacji umowy, zamówienia, rezerwacji, usługi lub korzystania z danej funkcjonalności Serwisów;
• przez okres prowadzenia korespondencji lub utrzymywania kontaktu, a następnie przez okres niezbędny do wykazania przebiegu komunikacji albo obrony przed roszczeniami;
• przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności przepisami podatkowymi i rachunkowymi, jeżeli dane znajdują się w dokumentach księgowych;
• do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych – gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes;
• do chwili cofnięcia zgody – gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
• przez okres wynikający z ustawień pliku cookies lub panelu zarządzania zgodami, nie dłużej niż jest to niezbędne dla danego celu – w przypadku danych przetwarzanych za pomocą cookies innych niż niezbędne;
• w przypadku treści konwersacji prowadzonych przez chatbota informacyjnego — przez okres nie dłuższy niż 180 dni od zakończenia rozmowy, chyba że dłuższe przechowywanie jest niezbędne do obsługi zgłoszenia, reklamacji, obowiązków prawnych lub ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami;
• w przypadku danych przetwarzanych w związku z korzystaniem z chatbota asystenta sklepu — przez okres nie dłuższy niż 180 dni od zakończenia rozmowy, chyba że dłuższe przechowywanie jest niezbędne do obsługi zamówienia, zgłoszenia, reklamacji, obowiązków prawnych lub ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami;
• w przypadku danych przetwarzanych w celu analizy jakości działania chatbotów — przez okres niezbędny do przeprowadzenia takiej analizy, przy czym zestawienia statystyczne, raporty i analizy pozbawione danych osobowych mogą być przechowywane dłużej, w szczególności w celu porównywania skuteczności i sposobu korzystania z chatbotów w kolejnych okresach;
• przez okres wynikający z właściwych przepisów prawa, przyjętych standardów i zasad archiwizacji – w przypadku dokumentacji dotyczącej standardów ochrony małoletnich.

Po upływie właściwego okresu przechowywania dane osobowe zostaną usunięte, zanonimizowane albo zarchiwizowane, jeżeli dalsze przechowywanie wynika z przepisów prawa lub jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują następujące prawa, w zakresie wynikającym z RODO:

• prawo dostępu do danych;
• prawo do sprostowania danych;
• prawo do usunięcia danych;
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych;
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych – gdy dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu;
• prawo do cofnięcia zgody – gdy dane są przetwarzane na podstawie zgody;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Prawa można realizować poprzez kontakt z właściwą Spółką z Grupy KSW lub poprzez wysłanie wiadomości na adres Inspektora Ochrony Danych. W przypadku zgód cookies ustawienia można zmienić również w panelu zarządzania zgodami, w szczególności w Cookiebocie.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz może być niezbędne do skorzystania z określonych funkcjonalności Serwisów, złożenia zamówienia, dokonania rezerwacji, zawarcia i wykonania umowy, obsługi zapytania, reklamacji lub sprawdzenia statusu zamówienia w chatbocie asystencie sklepu. Podanie danych jest obowiązkowe, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych i rachunkowych.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

W toku korzystania z Serwisów nie dochodzi do podejmowania wobec użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec niego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały. Chatbot może automatycznie analizować treść zapytania i wygenerować odpowiedź, ale ma charakter pomocniczy i informacyjny.

11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z wykorzystaniem narzędzi analitycznych, marketingowych, komunikacyjnych, chmurowych lub rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych Ameryki.

W takim przypadku przekazywanie danych odbywa się zgodnie z wymogami RODO, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, jeżeli odbiorca jest objęty właściwym mechanizmem albo w oparciu o standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską oraz dodatkowe środki zabezpieczające, jeżeli są wymagane.

12. Monitoring wizyjny

Monitoringiem wizyjnym mogą być objęte wybrane miejsca na obszarze obiektów należących do Spółek z Grupy KSW lub przez nie zarządzanych, w tym wybrane budynki, wejścia, ciągi komunikacyjne, obszary zewnętrzne, elementy infrastruktury oraz inne miejsca wskazane w odrębnych klauzulach informacyjnych. Rejestracji podlega co do zasady obraz z kamer, bez dźwięku, chyba że odrębna informacja w danym miejscu stanowi inaczej.

Administratorem danych z monitoringu jest Spółka zarządzająca danym monitorowanym obiektem albo obszarem. Szczegółowe informacje dotyczące monitoringu, w tym celu, podstawy prawnej, obszaru objętego monitoringiem, okresu przechowywania nagrań oraz praw osób, których dane dotyczą, powinny być przekazywane w odrębnej klauzuli informacyjnej dotyczącej monitoringu wizyjnego.

13. Zmiany Polityki

Spółki z Grupy KSW mogą aktualizować niniejszą Politykę, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, struktury Serwisów, zakresu usług, wykorzystywanych narzędzi lub zasad przetwarzania danych osobowych. Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisach.