1. Общая информация и сфера действия Политики

Настоящий документ содержит информацию об обработке персональных данных компаниями Группы Соляной шахты «Величка» в связи с использованием сервисов, функционирующих в рамках домена kopalnia.pl, в частности информационных сайтов, сайтов бронирования, контактных форм, интернет-магазина, гостевых комнат «Młyn Solny», а также средств коммуникации, включая чат-боты, основанных на технологиях искусственного интеллекта (далее —  «Сервисы»).

Настоящая Политика также распространяется на обработку персональных данных в связи с установлением или поддержанием контакта с компаниями Группы Соляная шахта «Величка» посредством других каналов связи, включая электронную почту, телефонные звонки или традиционную почтовую корреспонденцию.

Для целей настоящей Политики под Группой Соляной шахты «Величка» понимаются следующие компании:

Компания	Юридический адрес	Регистрационные данные
Kopalni Soli "Wieliczka" S.A.	Парк Кинги, 1, 32-020 Величка	KRS: 0000278401, NIP: 6830003427, REGON: 000041683, уставной капитал: 21 000 000,00 злотых, уставный капитал полностью оплачен
Kopalnia Soli "Wieliczka" Turystyka Sp. z o.o.	Парк Кинги, 10, 32-020 Величка	KRS: 0000030908, NIP: 6831480313, REGON: 351197769, уставной капитал: 810 000,00 злотых
Kopalnia Soli "Wieliczka" Wsparcie Sp. z o.o.	Парк Кинги, 10, 32-020 Величка	KRS: 0000095741, NIP: 6831705025, REGON: 351428631, уставной капитал: 470 000,00 злотых

Далее каждая из них именуться «Компания», а вместе —«Компании Группы KSW».

Каждая Компания выступает самостоятельным администратором персональных данных в отношении процессов, которые она осуществляет самостоятельно либо самостоятельно определяет цели и способы обработки персональных данных.

В зависимости от того, с какой именно Компанией вас связывают соответствующие отношения, например, направленный запрос, оформленное бронирование, покупка в интернет-магазине, проживание в объекте, поданная рекламация, взаимодействие в формате B2B, участие в переписке либо использование конкретной страницы сайта, администратором ваших персональных данных является соответствующая Компания Группы KSW.

2. Как определить соответствующего администратора?

Соответствующего администратора персональных данных следует определять прежде всего на основании содержания соответствующей страницы сайта, формы, Правил, подтверждения бронирования, счет-фактуры, переписки либо информации, предоставленной при оказании соответствующей услуги.

Процесс / вид взаимоотношений	Соответствующий администратор персональных данных
Страницы сайта или формы, относящиеся к конкретному предложению, услуге, объекту или мероприятию	Компания, к предложению, услуге, объекту или мероприятию которой относится соответствующая информация.
Бронирование, коммерческие запросы, проживание в отеле, услуги отеля "Grand Sal" или гостевых комнат "Młyn Solny"	Как правило, Kopalnia Soli „Wieliczka” Turystyka Sp. z o.o., если из документов или формы не следует иное.
Интернет-магазин и обработка заказов, включая чат-бот — ассистент интернет-магазина	Компания, указанная в качестве продавца или поставщика услуг в Правилах интернет-магазина, подтверждении заказа или документе продажи.  Если продавцом является Kopalnia Soli „Wieliczka” Turystyka Sp. z o.o., администратором персональных данных является именно эта компания.
Контактные формы и общая переписка	Компания, к деятельности которой относится содержание запроса.  Если запрос был направлен не в ту Компанию, он может быть передан соответствующей Компании Группы KSW для рассмотрения обращения.
Новостная рассылка (newsletter), маркетинговые мероприятия, аналитика и реклама	Компания, осуществляющая соответствующую коммуникацию, кампанию, обслуживание сайта или маркетинговую деятельность, связанную с ее предложением.  В рамках технического обслуживания домена данные также могут обрабатываться поставщиками услуг или другими Компаниями в качестве получателей данных.
Система видеонаблюдения	Компания, управляющая объектом или территорией, на которой ведется видеонаблюдение.  Подробная информация должна содержаться в отдельном уведомлении о видеонаблюдении, размещенном на объекте или в месте, указанном в Сервисе.
Взаимоотношения с контрагентами, поставщиками, институциональными клиентами и их представителями	Компания, являющаяся стороной соответствующих отношений, ведущая переговоры, заключающая договор или осуществляющая сотрудничество.

Если конкретный вопрос касается более чем одной Компании, каждая из них может выступать самостоятельным администратором персональных данных в рамках собственных целей обработки и ответственности.

Для удобства по вопросам защиты персональных данных можно обращаться в единый контактный пункт Инспектора по защите данных Компаний Группы KSW: iod.ksw@kopalnia.pl

3. Цели и правовые основания обработки персональных данных

В соответствии со статьями 13 и 14 GDPR информируем, что персональные данные могут обрабатываться в указанных ниже целях и на следующих правовых основаниях. Каждая Компания применяет только те цели и правовые основания, которые соответствуют фактически осуществляемым ею процессам.

Цель обработки данных	Правовое основание обработки данных
Обеспечение надлежащего функционирования Сервисов, информационной безопасности и основных функциональных возможностей сайта.	ст. 6 п. 1 f) GDPR — законный интерес администратора, заключающийся в обеспечении функционирования Сервисов, их безопасности и основных функциональных возможностей.
Прием запроса, предоставление ответа, подготовка предложения, оформление бронирования или осуществление действий до заключения договора, в том числе с использованием информационного чат-бота.	ст. 6 п. 1 b) GDPR — принятие мер по запросу субъекта данных до заключения договора либо исполнение договора; ст. 6 п. 1 f) GDPR — законный интерес, заключающийся в обработке запросов и взаимодействии с лицами, действующими от имени клиента, заказчика или контрагента.
Создание и обслуживание учетной записи пользователя, если такая функциональность предусмотрена в Сервисе.	ст. 6 п. 1 b) GDPR — предоставление услуги в электронной форме и исполнение договора; ст. 6 п. 1 f) GDPR — законный интерес, заключающийся в обеспечении безопасности учетной записи и рассмотрении возможных претензий.
Прием и выполнение заказа в интернет-магазине, включая обработку платежей, доставку, предоставление информации о заказе и послепродажное взаимодействие.	ст. 6 п. 1 b) GDPR — заключение и исполнение договора купли-продажи или договора на оказание услуг; ст. 6 п. 1 c) GDPR — выполнение обязанностей, предусмотренных налоговым законодательством и законодательством о бухгалтерском учете; ст. 6 п. 1 f) GDPR — законный интерес, заключающийся во взаимодействии с получателем, обеспечении безопасности транзакций, а также установлении, предъявлении или защите правовых требований.
Рассмотрение рекламаций и обращений, связанных с услугами, товарами, пребыванием или работой Сервисов.	ст. 6 п. 1 b) GDPR — рассмотрение обращения, связанного с договором; ст. 6 п. 1 c) GDPR — выполнение обязанностей, предусмотренных законодательством, в том числе в отношении рекламаций или гарантийной ответственности продавца; ст. 6 п. 1 f) GDPR — законный интерес, заключающийся во взаимодействии с лицами, действующими от имени заявителя, и рассмотрении правовых требований.
Исполнение обязанностей по оформлению и хранению бухгалтерских документов, счетов и счет-фактур.	ст. 6 п. 1 c) GDPR — выполнение юридической обязанности, возложенной на администратора, в частности вытекающей из налогового законодательства и Закона о бухгалтерском учете.
Проведение маркетинговых и рекламных мероприятий, включая новостную рассылку или рассылку маркетинговых сообщений, если пользователь предоставил необходимое согласие на использование соответствующего канала связи.	ст. 6 п. 1 f) Общего регламента по защите данных (GDPR) — законный интерес (прямой маркетинг предлагаемых товаров и услуг) в сочетании с согласием, предоставленным в соответствии со ст. 398 Закона об электронной коммуникации.
Проведение аналитической и статистической деятельности, связанной с активностью пользователей в Сервисах, если используются файлы cookie или аналогичные технологии, отличные от необходимых.	ст. 6 п. 1 лит. f GDPR — законный интерес (проведение аналитической и статистической деятельности в отношении Сайта с целью развития и совершенствования услуг).
Проведение рекламных мероприятий, измерение эффективности рекламных кампаний, персонализация рекламы и использование расширенных конверсий, в том числе с применением инструментов Google, Meta, Benhauer/Salesmanago, Hotjar или аналогичных сервисов. Для этой цели может потребоваться получение дополнительного согласия в соответствии с отдельными требованиями законодательства.	ст. 6 п. 1 f) GDPR — законный интерес (собственный маркетинг и оптимизация маркетинговой деятельности).
Обработка запросов, поддержка пользователей и предоставление информации об услугах, товарах и предложениях с использованием информационного чат-бота.	ст. 6 п. 1 b) GDPR — принятие мер до заключения договора, например, при запросе информации о предложении, бронировании, услуге или товаре; ст. 6 п. 1 f) GDPR — законный интерес, заключающийся в обслуживании пользователей, предоставлении ответов и совершенствовании коммуникации.
Работа чат-бота — ассистента интернет-магазина, включая идентификацию пользователя по номеру заказа и адресу электронной почты, указанному при покупке, а также предоставление информации о статусе заказа, отправлении или доставке.	ст. 6 п. 1 b) GDPR — исполнение договора купли-продажи или оказание услуги, связанной с обработкой заказа; ст. 6 п. 1 f) GDPR — законный интерес, заключающийся в безопасной проверке личности пользователя, запрашивающего информацию о заказе, предотвращении несанкционированного раскрытия данных, обслуживании клиентов и защите от правовых требований.
Анализ качества работы чат-бота, улучшение ответов, обеспечение безопасности инструмента и совершенствование обслуживания, если такой анализ проводится.	ст. 6 п. 1 f) GDPR — законный интерес, заключающийся в повышении качества обслуживания, совершенствовании работы инструмента и обеспечении его безопасности.
Исполнение обязанностей, связанных со стандартами защиты несовершеннолетних, включая прием, документирование и рассмотрение сообщений или инцидентов, касающихся безопасности несовершеннолетних, — в объеме, предусмотренном законодательством и принятыми стандартами защиты несовершеннолетних.	ст. 6 п. 1 c) GDPR — исполнение юридической обязанности, возложенной на администратора в соответствии с Законом о противодействии угрозам преступлений сексуального характера и о защите несовершеннолетних.
Установление, предъявление или защита правовых требований, включая принятие мер по взысканию задолженности.	ст. 6 п. 1 f) GDPR — законный интерес, заключающийся в установлении и предъявлении правовых требований, защите от них, а также осуществлении действий по взысканию задолженности.
Взаимодействие с представителями клиентов, заказчиков, поставщиков или контрагентов.	ст. 6 п. 1 f) GDPR — законный интерес, заключающийся в поддержании деловых отношений, обеспечении сотрудничества и коммуникации с лицами, действующими от имени других организаций.

В Сервисах могут использоваться две основные категории чат-ботов:

• информационный чат-бот — предназначен для получения информации об услугах, товарах, предложениях, бронировании или правилах использования Сервисов;
• чат-бот — ассистент интернет-магазина — доступен в разделе интернет-магазина и позволяет получить информацию о статусе заказа или отправления после указания номера заказа и адреса электронной почты, использованного при оформлении покупки.

Механизм ведения диалога с чат-ботом может быть основан на технологиях искусственного интеллекта, которые анализируют содержание запроса и автоматически формируют ответы.

Ответы информационного чат-бота носят вспомогательный и справочный характер. В частности, они могут касаться услуг, товаров, предложений, бронирования, правил использования Сервиса или другой информации, предоставляемой Администратором.

Чат-бот — ассистент интернет-магазина после успешной проверки номера заказа и адреса электронной почты, использованного при покупке, может дополнительно предоставлять информацию о заказе, в частности о его статусе, отправлении или доставке.

При использовании чат-бота — ассистента интернет-магазина пользователю может быть предложено указать номер заказа и адрес электронной почты, использованный при оформлении покупки. После успешной проверки этих данных чат-бот получает доступ исключительно к информации, необходимой для обработки запроса о заказе, такой как: идентификатор заказа, адрес электронной почты клиента, имя, фамилия и адрес получателя, номер телефона получателя, адрес для выставления счета, статус заказа, дата оформления заказа, сумма заказа, код скидки, сумма после применения скидки, список товаров, номер отправления, курьерская служба, ссылка для отслеживания отправления, а также выбранный способ доставки.

Пользователь не должен вводить в чат-бот сведения, относящиеся к специальным категориям персональных данных в соответствии со ст. 9 GDPR, данные о судимостях или нарушениях закона, а также любую другую информацию, которая не является необходимой для обработки его запроса.

Если для работы чат-бота требуются файлы cookie, отличные от необходимых, такие файлы cookie должны быть указаны в панели управления согласиями и активироваться только после получения соответствующего согласия пользователя. Использование чат-бота не должно зависеть от принятия Политики защиты конфиденциальности. Пользователь должен быть проинформирован об обработке персональных данных, при этом согласие требуется только в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством, например, при использовании аналитических, функциональных или маркетинговых файлов cookie, расширенных конверсий либо маркетинговых коммуникаций.

Данные, предоставленные пользователем в ходе общения с чат-ботом, не должны использоваться для обучения внешних моделей искусственного интеллекта таким образом, который позволяет идентифицировать пользователя, если только пользователь не получил отдельное уведомление и для такой обработки не существует соответствующего правового основания.

4. Файлы cookie, аналогичные технологии и расширенные конверсии

При использовании Сервисов соответствующая Компания Группы KSW или поставщики услуг, действующие от ее имени, могут собирать такую информацию, как идентификаторы файлов cookie, идентификаторы устройств, IP-адрес, данные геолокации, сведения об активности пользователя в Сервисах, а также другую информацию, собираемую с помощью файлов cookie или аналогичных технологий. В некоторых случаях такая информация может являться персональными данными.

Файлы cookie представляют собой компьютерные данные, в частности текстовые файлы, которые сохраняются на конечном устройстве пользователя и используются при работе с веб-сайтами. Как правило, файлы cookie содержат название веб-сайта, с которого они получены, срок их хранения на конечном устройстве, а также уникальный идентификационный номер.

В Сервисах могут использоваться следующие категории файлов cookie или аналогичных технологий:

• необходимые файлы cookie — обеспечивают корректную работу Сервисов и их основных функциональных возможностей;
• функциональные файлы cookie — используются для запоминания пользовательских настроек или работы отдельных функций Сервисов, если такие функции применяются;
• аналитические и статистические файлы cookie — используются для измерения и анализа способов использования Сервисов;
• маркетинговые файлы cookie — используются для проведения рекламных и ремаркетинговых кампаний, оценки эффективности рекламных мероприятий и применения технологии расширенных конверсий.

Файлы cookie, не относящиеся к категории необходимых, используются только после получения согласия пользователя, если такое согласие требуется законодательством. Пользователь может управлять своими согласиями с помощью баннера или панели управления согласиями, в частности Cookiebot, включая возможность дать согласие на использование всех категорий файлов cookie, выбрать только отдельные категории либо отказаться от их использования. Предоставленное согласие также можно в любое время изменить или отозвать через панель управления согласиями.

Подробная информация о файлах cookie, включая их наименование, поставщика, цели использования и сроки хранения, должна быть доступна после открытия панели управления согласиями, в частности после нажатия на значок Cookiebot или вкладку с подробной информацией в баннере файлов cookie. Пользователь также может в любое время изменить настройки файлов cookie в параметрах своего браузера. Ограничение использования файлов cookie может повлиять на работу некоторых функций, доступных в Сервисах.

В Сервисах может использоваться расширенные конверсии Google. Если пользователь указывает в Сервисе такие данные, как адрес электронной почты или номер телефона, эти данные могут быть преобразованы с использованием функции хеширования в технический идентификатор и переданы в Google для измерения эффективности рекламных кампаний и сопоставления конверсии с предыдущим взаимодействием пользователя с рекламой. Если пользователь пользуется сервисами Google, Google может связать активность пользователя в Сервисах с его учетной записью или профилем в соответствии со своей собственной политикой конфиденциальности. Технология расширенных конверсий должна использоваться только в том случае, если пользователь предоставил соответствующее согласие в панели управления согласиями, в частности согласие на использование маркетинговых файлов cookie или аналогичных технологий.

5. Получатели персональных данных

Получателями персональных данных могут быть уполномоченные сотрудники и лица, сотрудничающие с соответствующей Компанией Группы KSW, а также организации, оказывающие услуги в интересах этой Компании, в частности:

• организации, обеспечивающие ИТ-поддержку, хостинг, сопровождение, безопасность и развитие Сервисов;
• организации, осуществляющие обслуживание процессов бронирования, продаж, приема платежей, выставления счетов, бухгалтерского учета и расчетов;
• банки, операторы платежных систем, почтовые операторы, курьерские службы, операторы почтоматов, а также организации, оказывающие услуги доставки или транспортировки;
• маркетинговые агентства, организации, проводящие рекламные кампании, поставщики аналитических, маркетинговых, ремаркетинговых и статистических инструментов, включая Google, Meta, Hotjar, Benhauer/Salesmanago и аналогичных поставщиков;
• поставщики средств коммуникации, чат-ботов и решений, основанных на технологиях искусственного интеллекта (AI), включая ChatLab Sp. z o.o., в объеме, необходимом для обеспечения соответствующей функциональности;
• другие Компании Группы KSW — исключительно в случаях, когда соответствующий вопрос относится к деятельности такой Компании, передача данных необходима для обслуживания пользователя, оказания услуги, обеспечения функционирования Сервисов либо обусловлена организационной структурой Группы KSW;
• организации, уполномоченные на получение данных в соответствии с требованиями законодательства.

Подробная информация о файлах cookie и субъектах, которые могут получать данные в связи с использованием файлов cookie или аналогичных технологий, доступна в панели управления согласиями, в частности в Cookiebot.

6. Источник получения данных представителей клиентов, поставщиков и контрагентов

Если пользователь является представителем клиента, заказчика, поставщика или контрагента, соответствующая Компания Группы KSW может обрабатывать его контактные данные, такие как имя, фамилия, адрес электронной почты, номер телефона, занимаемая должность или сведения, позволяющие идентифицировать представляемую организацию, в связи с осуществляемым сотрудничеством либо с целью его установления. Если такие данные не были получены непосредственно от соответствующего лица, они могли быть предоставлены клиентом, заказчиком, поставщиком или контрагентом, интересы которого представляет данное лицо.

7. Срок хранения персональных данных

Персональные данные будут храниться в течение срока, соответствующего цели их обработки, в частности:

• в течение срока исполнения договора, выполнения заказа, бронирования, оказания услуги или использования соответствующей функциональности Сервисов;
• в течение периода ведения переписки или поддержания контакта, а затем в течение срока, необходимого для подтверждения факта и содержания коммуникации либо защиты от правовых требований;
• в течение срока, установленного законодательством, в частности налоговым законодательством и законодательством о бухгалтерском учете, если данные содержатся в бухгалтерских документах;
• до момента подачи обоснованного возражения против обработки персональных данных, если обработка осуществляется на основании законного интереса;
• до момента отзыва согласия, если обработка осуществляется на основании согласия, при этом отзыв согласия не влияет на законность обработки, осуществленной до его отзыва;
• в течение срока, определяемого настройками файлов cookie или панели управления согласиями, но не дольше, чем это необходимо для достижения соответствующей цели, — в отношении данных, обрабатываемых с использованием файлов cookie, не относящихся к категории необходимых;
• в отношении содержания диалогов с информационным чат-ботом — не более 180 дней с момента окончания разговора, если только более длительное хранение не требуется для обработки обращения, рассмотрения рекламации, исполнения требований законодательства либо установления, предъявления или защиты правовых требований;
• в отношении данных, обрабатываемых при использовании чат-бота — ассистента интернет-магазина — не более 180 дней с момента окончания разговора, если только более длительное хранение не требуется для обработки заказа, обращения, рекламации, исполнения требований законодательства либо установления, предъявления или защиты правовых требований;
• в отношении данных, обрабатываемых для анализа качества работы чат-бота — в течение периода, необходимого для проведения такого анализа. При этом статистические сводки, отчеты и аналитические материалы, не содержащие персональных данных, могут храниться более длительное время, в частности для сравнения эффективности и особенностей использования чат-бота в различные периоды;
• в течение срока, установленного законодательством, принятыми стандартами и правилами архивного хранения, — в отношении документации, связанной со стандартами защиты несовершеннолетних.

По истечении соответствующего срока хранения персональные данные будут удалены, обезличены (анонимизированы) либо переданы в архив, если их дальнейшее хранение требуется законодательством или необходимо для установления, предъявления либо защиты правовых требований.

8. Права субъектов персональных данных

В связи с обработкой персональных данных вам принадлежат следующие права в объеме, предусмотренном GDPR:

• право на доступ к персональным данным;
• право на исправление персональных данных;
• право на удаление персональных данных;
• право на ограничение обработки персональных данных;
• право на перенос персональных данных;
• право на возражение против обработки персональных данных — если обработка осуществляется на основании законного интереса;
• право на отзыв согласия — если обработка осуществляется на основании согласия;
• право на подачу жалобы Начальнику Управления по защите персональных данных.

Реализовать указанные права можно, обратившись в соответствующую Компанию Группы KSW либо направив сообщение Инспектору по защите данных. В отношении согласий на использование файлов cookie настройки также можно изменить через панель управления согласиями, в частности в Cookiebot.

9. Добровольность предоставления персональных данных

Предоставление персональных данных является добровольным, однако может быть необходимым для использования отдельных функциональных возможностей Сервисов, оформления заказа, осуществления бронирования, заключения и исполнения договора, обработки запроса, рассмотрения рекламации или проверки статуса заказа с помощью чат-бота — ассистента интернет-магазина. Предоставление персональных данных является обязательным, если такая обязанность предусмотрена законодательством, в частности налоговым законодательством и законодательством о бухгалтерском учете.

10. Автоматизированное принятие решений

При использовании Сервисов в отношении пользователя не принимаются решения, основанные исключительно на автоматизированной обработке данных, которые влекли бы для него юридические последствия или иным аналогичным образом существенно влияли бы на него. Чат-бот может автоматически анализировать содержание запроса и формировать ответ, однако его функции носят исключительно вспомогательный и информационный характер.

11. Передача персональных данных за пределы Европейской экономической зоны

В связи с использованием аналитических, маркетинговых, коммуникационных, облачных инструментов или решений, основанных на технологиях искусственного интеллекта, персональные данные могут передаваться за пределы Европейской экономической зоны, в частности в Соединенные Штаты Америки.

В таком случае передача персональных данных осуществляется в соответствии с требованиями GDPR, в частности на основании решения о признании надлежащего уровня защиты, если получатель данных подпадает под соответствующий механизм, либо на основании стандартных договорных условий, утвержденных Европейской комиссией, а также с применением дополнительных мер защиты, если это требуется.

12. Система видеонаблюдения

Видеонаблюдением могут быть охвачены отдельные зоны объектов, принадлежащих Компаниям Группы KSW или находящихся под их управлением, включая отдельные здания, входы, пути сообщения, наружные территории, элементы инфраструктуры и другие места, указанные в отдельных информационных уведомлениях. Как правило, осуществляется запись изображения с камер без записи звука, если иное не предусмотрено отдельной информацией, размещенной в соответствующем месте.

Администратором персональных данных, получаемых посредством видеонаблюдения, является Компания, управляющая соответствующим объектом или территорией, находящимися под видеонаблюдением. Подробная информация о видеонаблюдении, включая цель обработки, правовое основание, территорию, охваченную видеонаблюдением, срок хранения записей, а также права субъектов персональных данных, должна предоставляться в отдельном информационном положении, посвященном системе видеонаблюдения.

13. Изменения Политики

Компании Группы KSW вправе обновлять настоящую Политику, в частности в случае изменения законодательства, структуры Сервисов, объема предоставляемых услуг, используемых инструментов или принципов обработки персональных данных. Актуальная версия Политики публикуется на Сервисах.